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各项工作制度
来源: 广东海洋协会    更新: 2015-07-24    浏览: 1194 人次
 
      为加强广东海洋协会(以下简称“协会”)内部管理,规范各项工作,提高工作效率,特制定本工作制度。
      一、会议
      根据章程规定,每年至少召开一次理事会议,听取秘书处工作汇报,研究部署下步工作计划
遇到重大事项,可临时组织召开理事会议,或按会长要求,以通讯或书面形式研究通报工作情况。
秘书处每周召开一次各部门主任会议,通报各部门工作情况,研究下步工作安排。遇有紧急情况,可召开临时会议。
      二、文件
      (一)文件的收发和传阅
      1、协会文电信函的收发登记和传阅督办工作由综合部负责。
      2、上级及外文单位文件由综合部负责接收、递送、保管。需传阅的文件,及时呈常务副会长批阅相关人员后,负责存档备查。对于主送协会的重要文电信函,应在收文登记后即呈常务副会长阅批(一事一呈),并根据要求组织承办。一般事务性文电信函,由综合部转相关部门传阅或办理。
      3、以协会名义上报下达、横向传递的文件信函,均应经发文登记后发出,以备查考。
 
      (二)公文的办理和签发
      1、以协会名义外发的公文,其办理程序是:拟稿(会稿)——核稿——审签——编号付印——盖章发送。
      2、协会发出的正式文件及其他重要函件、传真件、由承办部门拟稿,经部门主任核稿后送分管秘书长、常务副会长审签,文件内容与其他部门有关的,承办部门须在核稿前与相关部门会稿。
      3、以协会名义发出的正式文件及重要函件、传真件,须以统一格式拟稿打印,经会长或常务副会长签发后方可发文。理事会文件由会长签发。涉及协会全局和内部管理的重要文件,由主签人按程序报常务副会长、会长签发。
      4、经过主签人签发的公文,由综合部编号登记后方可复印,经拟稿部门校对无误后,盖章发送(存档)。重要公文专人专送。
      (三)公文的种类
      以协会名义印发公文的主要种类有:
      1、广东海洋协会文件;
      2、广东海洋协会(函);
      3、广东海洋协会请示报告。
      (四)公文的格式和印刷
      发文字号应在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”插入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。
      文件标题使用二号华文中宋(加粗)印制;文件正文使用三号仿宋体印制。
      公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.****”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致,如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。
      文件用纸为A4复印纸,每行26个字,单倍行距,每页20行。
      (五)公文的用印制度
      1、协会印章由综合部指定专人保管。
      2、协会印章主要用于:
      (1)以协会名义发出的各种文件、函件;
      (2)以协会名义作出的各种承诺、担保,签署的各类合同、协议;
      (3)以协会名义发出的各种报表和其他证明文书;
      (4)以协会名义颁发的聘书、奖状、证书、请柬等;
      3、使用协会印章要严格按制度办事。以协会名义外发的文件。函件、传真件,须经会长或由会长委托的常务副会长、秘书长签发后方能盖章。
      4、报送各类报表、资料,开具联系工作的信函,出具事务性证明,一律凭部门主任签字,经综合部监印人登记在册后方能用章,以备查考。
      5、协会印章原则上不得外带使用,特殊情况必须外带,须经常务副会长批准,由印章管理人亲自到场使用。由于管章人工作失误而造成协会的重大损失,视情节轻重做出严肃处理。
      (六)公文的立卷和归档
      1、原则
      根据《中华人民共和国档案法》规定,凡秘书处日常工作活动中形成的具有保存价值的各种文字和音像材料、光盘,均应收集整理、立卷归档,任何部门和个人不得私自留存,据为己有。协会档案工作由综合部负责。
      2、范围
      归档文件材料的范围主要有协会管理、业务活动、计划统计、财务账册、劳动人事等五类文件:
      (1)协会历次理事会会议文件;
      (2)协会印发的文件和具有保存价值的函件、传真件及定稿;
      (3)协会重要会议记录、纪要及有关领导在重要会议上的讲话及其定稿;
      (4)民政局、业务指导单位领导的重要批件及有关部门领导的重要批示;
      (5)重要的电话记录和公务往来文电;
      (6)协会拟定的各种工作计划和在经营活动中形成的各类统计报表、财务账册,请示报告、工作总结,统计和财务报表等文件资料;
      (7)协会签定的各类合同和协议,其中投资项目和包括可行性研究报告、项目建议书及上级主管单位的批复;
      (8)协会签定的各类合同和协议在执行过程中进入仲裁、诉讼程序所产生的重要法律文件和证据材料;
      (9)协会有关劳动人事的重要文件、资料;
      (10)协会领导参加上级或有关单位召开的会议文件资料;
      (11)上级机关对协会请示、报告的批复文件;
      (12)中共中央、国务院、部、局文件;
      (13)其他有保存价值的文件资料、音像资料、光盘备份等。
      3、立卷
      (1)广东省委、省政府、社工委、民政厅及政府有关部门发给协会的文件,上级领导机关对协会请示、报告的答复文件,经协会领导签发的问价、函件、传真件等,均由综合部负责收集、保管,定期整理立卷。
      (2)协会领导批示件,重要的电话记录和公务往来文电,各部门报送的工作计划、请示报告、工作总结、统计报表,由综合部负责收集并整理立卷。
      (3)以协会名义召开会议的通知、文件、简报、签到名单等资料,由会议承办部门负责收集整理后交综合部立卷。
      (4)协会重要会议记录、会议纪要,参加上级会议的文件资料,由出席会议的通知负责收集整理,交综合部立卷。
      (5)协会签定的各类合同和协议,由经办部门收集整理,在执行完毕后交综合部立卷;合同、协议在执行过程中进入仲裁、诉讼程序所产生的各种文件、证据,由承办部门收集整理,待办结后交综合部立卷。
      (6)协会涉及组织和劳动人事的有关文件由综合部负责收集,定期立卷。
      (7)协会财产、设备资料、财务、统计报表等资料由财务部收集并整理立卷,定期移交综合部保存。
      (8)凡是列入归档范围的文件材料,各部门应在次年三月底前收集整理完毕,立卷工作应在次年五月底前结束。
      4、要求
      (1)归档的文件材料正文必须是原件,不能用复印件。要求收集齐全、完整,按照文件的形式规律和文件之间的历史联系分类立卷,保证案卷准确反映协会各项活动的基本面貌,并便于保管、查找和利用。
      (2)除收集经过收发登记的文件以外,还需收集一些无经过登记的重要文件材料和音像资料。
      (3)立卷文档的交接,应根据移交目录经双方清点核实,并履行签字手续。
      三、文明办公规定
      (一)注意个人仪表,着装整洁美观,言行大方得体;
      (二)维持办公场所整洁、卫生,创造良好的工作环境,上、下班时,办公桌上的文件及办公用品应放置整齐,提高工作效率和质量;
      (三)不迟到早退,不在上班时间做私事;
      (四)有病、事要向各部门主任请假。事假与个人工资待遇挂钩,一年中事假达到10天或迟到、早退12次的,扣除年终奖的30%;
      (五)热情接待来客,认真处理各类来访业务,周到安排来客食宿;
      (六)尊重上级,关心下级,各部门之间互相协助,同事之间求大同存小异,和睦相处,保持工作期间心情愉快。提高工作效率。
      四、其他
      (一)本制度适用于广东海洋协会。
      (二)本制度自发布之日起执行。
      (三)本制度可适时修订并予实施。
 
 
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